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9. ¿Cómo debo gastar el dinero de financiación que se me otorga por ser profesor nuevo?

No todos los nuevos miembros del profesorado tienen dinero de financiación para empezar. Si usted no tiene ese beneficio, la información en esta página no aplica a su caso. (Los fondos para profesores nuevos están asociados con áreas en las que el esfuerzo de investigación requiere un gasto considerable).

Si tiene este tipo de financiamiento, el asistente administrativo de su departamento le va a dar un contacto clave en este proceso. Si esta persona es nueva entonces usted va a tener que trabajar con el jefe de su departamento, a menos que el o ella sea nuevo a la administración. Generalmente, el decano asistente es quien sabe como funciona el sistema y le puede sugerir qué hacer. En cualquier caso, la idea es que busque a un miembro del personal administrativo con experiencia en compras y contabilidad, dado que el proceso puede volverse complicado de manejar si no se sabe como hacerlo.

Empiece por mostrarle la carta de contratación (con los compromisos escritos) a su contacto administrativo. Esta persona le va a pedir por una lista de lo que usted quiere. Si usted está comprando computadoras, va a tener que trabajar con ITS (vea la sección Where's my computer?) para obtener un presupuesto. Cuando ya tenga todas las partes con las especificaciones apropiadas, su contacto administrativo puede crear una orden de compra y empezar el proceso de compra. Por favor tenga en cuenta las variables que pueden afectar este proceso.

¿Qué clase de dinero es? Las compras hechas con dinero de financiamiento son procesadas a través de Manejo de Fondos Financieros Patrocinados (Sponsored Funds Financial Management), y luego que vaya a través de un proceso de auditoría que se le hace a las compras hechas a través de fondos del Estado. Las restricciones sobre el modo como se debe gastar el dinero varían dependiendo del tipo de financiamiento.

Pro-Tarjeta y órdenes de compras. En UAlbany toda compra que sea pequeña (menos de $2500) usando los fondos estatales se hace a través de una "pro-tarjeta" que es básicamente una tarjeta de crédito a su nombre (o a quien sea que usted designe para hacer sus compras). Compras de más de $2500 pueden hacerse por medio de una orden de compra. Todas las compras hechas a través de Fondos Patrocinados requieren una orden de compra.

Hay dos modos en los que los dineros de los fondos de inicio pueden manejarse, dependiendo en el trato que usted haya hecho, sus preferencias y experiencia.

Una cuenta se preparará en su nombre y se le dará responsabilidad por el manejo de sus propias compras. Este es un arreglo común cuando usted es un investigador principal en un proyecto. Ventaja: No tendrá que lidiar con demasiadas firmas de aprobación para poder gastar el dinero. Desventaja: puede terminar llenando muchísimas formas necesarias en el proceso burocrático de obtener el dinero.

Los fondos son transferidos al departamento y el dinero que usted gaste sale de las cuentas bancarias del departamento. Ventaja: El papeleo y el procesamiento es manejado por medio de los procedimientos regulares de gasto del departamento, dej160ndole vía libre para concentrarse en sus investigaciones. Desventaja: tiene que obtener la firma de jefe del departamento o de otro administrador de la cuenta para poder gastar el dinero.